a. Todos los pedidos, argumentaciones, informaciones, y datos que intercambien los Usuarios, las Agencias y la Defensoría con ocasión del presente procedimiento, se comunicarán por escrito y mediante correo electrónico o cualquier otro medio célere que permita obtener una constancia de entrega.
b. Bajo responsabilidad de los comisionados, el procedimiento no podrá durar más de 15 (quince) días calendario en total, deberá privilegiarse la solución de la controversia, por encima de la exigencia de formalidades que pudiesen resultar innecesarias o burocráticas.
c. El procedimiento ante la Defensoría es gratuito para los Usuarios. No tiene naturaleza administrativa, arbitral ni judicial. No se requiere autorización de abogado para participar en el procedimiento. El procedimiento se inicia con la presentación del reclamo.
d. La presentación del reclamo y, en su momento, la respuesta al mismo por parte de la Agencia, implican un automático e incondicional sometimiento a las disposiciones de este Reglamento.
e. Los reclamos serán dirigidos a la Secretaría Técnica y deberán ser precisos y estar acompañados de la documentación pertinente con la que cuente el Usuario reclamante.
f. Recibido el reclamo por la Defensoría, la Secretaría Técnica propicia la mediación entre los Usuarios y las Agencias, comunicando el reclamo a éstas, para que se pronuncien sobre el mismo en un plazo de tres (3) días calendario.